Ein kurzer Leitfaden über Kanban Tools

Written by Stefan Döbrich

16. März 2022

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8 minutes

Kanban Boards sind in der modernen IT-Landschaft weit verbreitet. Teams nutzen sie, um ihre Workflows und ihre aktuellen Aufgaben abzubilden. Das schafft Transparenz und erleichtert die Prioritätensetzung. Leider fehlen vielen Teams die Kenntnisse und Möglichkeiten, die Leistung ihres Workflows zu bewerten. Wie schnell werden die Dinge bearbeitet? Sind wir fokussiert oder erledigen wir zu viele Dinge auf einmal? Diese und ähnliche Fragen lassen sich mit Hilfe von Tools zur Analyse der verschiedenen Flussmetriken in einer Kanban-Umgebung beantworten.

Kanban Metriken für Software Teams

Kanban als Instrument des Lean Management hat seinen Ursprung im Toyota-Produktionssystem der 1970er Jahre. Im Laufe der Zeit wurde es zum De-facto-Standard in der Automobilindustrie. Im Laufe der 2000er Jahre fand es seinen Weg in die Softwareentwicklung und ist seither aus der IT nicht mehr wegzudenken.

Kanban-Implementierungen in der physischen Fertigung und in der IT unterscheiden sich erheblich. Nicht jeder Prozess und nicht jede Kennzahl aus der physischen Fertigung spielt in der IT eine Rolle. Die relevanten Metriken für Software-Teams, insbesondere bei der Arbeit mit Scrum, sind im Kanban Guide for Scrum Teams definiert und dargestellt. Im Folgenden werden wir uns ansehen, mit welchen Tools wir diese Metriken auswerten können, um die Leistung eines Teams zu analysieren.

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Werkzeuge zur Analyse der Kanban Metriken

In diesem Artikel geht es nicht um Software-Tools, die uns bei der Organisation eines Kanban Boards helfen können. Es geht nicht um Atlassian Jira, Microsoft Azure DevOps oder Trello. Es geht auch nicht um Plattformen oder Plugins, die Analysefunktionen bieten, wie ActionableAgile oder Nave. Es geht um die Tools selbst. Welche Tools können wir verwenden, um die Leistung unseres Teams zu analysieren?

Wie bereits erwähnt, sind nicht alle verfügbaren Kanban Metriken für die Softwareentwicklung oder IT-Teams relevant. Daher beschränken wir uns im Folgenden auf die Analyse der nützlichen Metriken. Dies sind Durchlaufzeit, Durchsatz, Alter der Workitems und die Menge der in Arbeit befindlichen Workitems (WIP). Außerdem werden wir das Kontrollflussdiagramm als zusätzliches Instrument betrachten.

Durchlaufzeit Punktwolken

Punktwolken der Durchlaufzeit zeigen die Verteilung der Durchlaufzeit verschiedener Aufgaben über die Zeit. Man könnte dies auch als Durchlaufdiagramm der Durchlaufzeit bezeichnen. Es zeigt die Durchlaufzeiten der Aufgaben an, die an den jeweiligen Tagen geliefert wurden. Die x-Achse stellt den zeitlichen Verlauf dar, während die y-Achse die tatsächliche Durchlaufzeit der Aufgaben anzeigt. Die Trendlinie stellt die durchschnittliche Durchlaufzeit in einem Zeitfenster von zwanzig Tagen dar.

cycle time scatterplot

Diese Punktwolke zeigt die Systemzykluszeit des Entwicklungsprozesses. Sie umfasst alle Bearbeitungsschritte vom Beginn der Arbeit an der Aufgabe bis zu deren Abgabe/Abschluss. Dies sind die Softwareentwicklung selbst und das Code-Review. Es ist deutlich zu erkennen, dass dieses Scrum-Team in der Lage ist, 95 % der Aufgaben innerhalb des 14-tägigen Zeitrahmens ihrer zweiwöchigen Sprints abzuschließen.

cycle time scatterplot

Im Vergleich zum vorherigen Diagramm stellt dieses Diagramm die Kundenzykluszeit oder Lieferzeit dar. Sie umfasst alle Schritte von der Erhebung einer Anforderung bis zu ihrer Lieferung. Diese Zeit kann auch als Time-to-Market bezeichnet werden. Es ist zu erkennen, dass das Produkt-Backlog zu Beginn des Projekts gefüllt wurde und dann kontinuierlich abgearbeitet wird. Die durchschnittliche Durchlaufzeit beim Kunden steigt zunächst kontinuierlich an, da die abgearbeiteten Anforderungen immer älter werden.

Durchlaufzeit Histogramm

Im Gegensatz zu Punktwolken der Durchlaufzeit analysieren Durchlaufzeit Histogramme nicht die Entwicklung der Durchlaufzeit im Zeitverlauf, sondern konzentrieren sich auf die statistische Verteilung der Durchlaufzeit. Auf der x-Achse werden die verschiedenen Durchlaufzeiten aufgetragen, während die y-Achse ihre Kumulation zeigt. Das Histogramm der Durchlaufzeit kann besonders interessante Informationen liefern, wenn erkennbare Cluster von Aufgaben auftreten. In diesem Fall kann sich ein Team besonders auf die Optimierung der Zykluszeit dieser spezifischen Gruppen von Aufgaben konzentrieren.

cycle time histogram

Wie wir sehen können, gab es keine Aufgaben, die in null Tagen abgeschlossen wurden, was vollkommen logisch und konsequent ist. Die Hälfte der Aufgaben hatte eine Durchlaufzeit von drei Tagen oder weniger, während das 85%-Perzentil bei acht Tagen liegt. Wie aus dem Streudiagramm der Durchlaufzeit hervorgeht, werden 95% der Aufgaben innerhalb des Zeitfensters der zweiwöchigen Sprints abgeschlossen. Auf den ersten Blick sind in diesem Histogramm keine Aufgabencluster zu erkennen. Eine Analyse der einzelnen Aufgabentypen könnte jedoch Muster erkennen lassen.

Durchsatz Durchlaufdiagramm

Eine Metrik, die mit der Vorhersagbarkeit eines Teams zusammenhängt, ist der Durchsatz. Der Durchsatz gibt an, wie oft ein Team eine Aufgabe erledigt und abschließt. Das Diagramm stellt die Daten ähnlich wie das Streudiagramm der Durchlaufzeit dar. Die x-Achse zeigt das jeweilige Kalenderdatum, und die y-Achse zeigt, wie viele Aufgaben an diesem Tag erledigt wurden. Im Idealfall fließt die Arbeit gleichmäßig durch ein Team und der tägliche Durchsatz ist nahezu konstant. Im Falle von Scrum-Teams schwankt der Durchsatz jedoch aufgrund der Sprint-Wechsel.

throughput run chart

Dieses Diagramm zeigt uns, dass der Durchsatz des Teams im betrachteten Zeitraum zwischen null und neun Aufgaben pro Tag lag. Darin sind natürlich viele arbeitsfreie Tage an Wochenenden und Feiertagen enthalten. An den meisten Tagen lag der Durchsatz zwischen null und drei Aufgaben, und ein höherer Durchsatz wurde nur an einem kleinen Prozentsatz der Tage erreicht.

Durchsatz Histogramm

Das Durchsatzhistogramm verhält sich zum Durchsatzlaufdiagramm wie das Durchlaufzeithistogramm zu Punktwolken der Durchlaufzeit. Es zeigt nicht die Verteilung des Durchsatzes über die Zeit, sondern die Häufung von Aufgaben in Bezug auf ihren Durchsatz. Auf der y-Achse sehen wir, an wie vielen Tagen der entsprechende Durchsatz erreicht wurde. Im Idealfall fließt die Arbeit gleichmäßig durch das Team, so dass der Durchsatz in diesem Fall nahezu konstant sein sollte. Eine große Streuung der Daten im Durchsatzhistogramm deutet auf einen sehr ungleichmäßigen Arbeitsfluss hin.

throughput histogram

Wie wir sehen können, haben 50% der Tage einen Durchsatz von einer oder keiner Aufgabe, während das 95%-Perzentil der Tage einen Durchsatz von fünf oder weniger Aufgaben aufweist. Nur 5% der Tage hatten einen höheren Durchsatz, aber es gibt keine Gruppe mit einem deutlich höheren Durchsatz. Aus dem Diagramm geht jedoch auch hervor, dass der Arbeitsfluss nicht gleichmäßig ist.

Alter der Aufgaben

Die nächste interessante Kennzahl im Zusammenhang mit der Vorhersagbarkeit und Lieferfähigkeit eines Teams ist das Alter der Aufgaben in Bearbeitung. Im Idealfall eines konstanten Arbeitsflusses verbleiben Aufgaben nur für eine bestimmte Zeit in einem bestimmten Bearbeitungsschritt. Wenn Aufgaben in einem Schritt überdurchschnittlich schnell altern, ist dies ein Frühindikator für eine erhöhte Durchlaufzeit. In diesem Fall kann das Team Maßnahmen ergreifen, um potenzielle Probleme mit dieser Aufgabe auf einer höheren Ebene zu priorisieren. Ein gängiges Hilfsmittel zur Visualisierung des Alters einer Aufgabe sind Punkte auf der zugehörigen Aufgabenkarte. Sobald die Bearbeitung begonnen hat, wird jeden Tag ein weiterer Punkt hinzugefügt, wodurch das Alter der Aufgabe visualisiert wird.

Im Beispiel sehen wir vier Aufgaben, die seit fünf Tagen zur Bearbeitung ausgewählt sind, aber noch nicht begonnen wurden. Außerdem befindet sich eine der Aufgaben bereits seit vier Tagen in der Prüfung. Diese lange Bearbeitungszeit in diesem Arbeitsschritt könnte auf ein Problem hindeuten und sollte untersucht werden.

aging work in progress

Außerdem ist es möglich, das Alter der Aufgaben an einem bestimmten Tag in der Vergangenheit zu visualisieren. Wir können zum Beispiel sehen, dass eine der Aufgaben seit mehr als zehn Tagen in der Entwicklung ist. Da das Alter auch auf der entsprechenden Aufgabenkarte sichtbar ist, kann das Team seine Aufmerksamkeit auf diese Aufgabe richten.

Laufdiagramm der Unfertigen Arbeit

Das WIP (work in progress) Laufdiagramm zeigt die Entwicklung der in Bearbeitung befindlichen Aufgaben im Zeitverlauf. Im Idealfall eines konstanten Arbeitsflusses ist die Anzahl der in Bearbeitung befindlichen Aufgaben nahezu konstant. Dadurch werden unnötige Aufgabenwechsel und Verschwendung im Sinne des Lean Managements vermieden. Im WIP Laufdiagramm wird auf der x-Achse der zeitliche Verlauf dargestellt, während die y-Achse die Anzahl der an dem jeweiligen Tag in Bearbeitung befindlichen Aufgaben anzeigt.

wip run chart

Wie wir sehen können, variiert die Anzahl der in Arbeit befindlichen Aufgaben im Laufe der Zeit stark. Deutlich zu erkennen sind auch die Sprintwechsel des Scrum-Teams. Davor ist die Anzahl der offenen Aufgaben deutlich gesunken; diese wurden im Rahmen der Erreichung des Sprint-Ziels oft noch fristgerecht erledigt. Dennoch ist vor allem in der Mitte des Diagramms eine mangelnde Fokussierung zu erkennen, da zu viele Aufgaben gleichzeitig oder abwechselnd bearbeitet wurden, ohne die jeweils andere Aufgabe zuerst zu erledigen.

Kumulatives Flussdiagramm

Das kumulative Flussdiagramm ist eine weitere Möglichkeit, den Fortschritt der geleisteten Arbeit im Laufe der Zeit darzustellen.  Auf der x-Achse wird wieder der zeitliche Verlauf dargestellt. Die y-Achse zeigt an, wie viele Aufgaben des Teams zu einem bestimmten Zeitpunkt einen bestimmten Zustand des Arbeitsablaufs durchlaufen hatten. Im Falle eines idealen Arbeitsflusses bewegen sich die verschiedenen Trendlinien parallel. Das bedeutet, dass Aufgaben in das Team einfließen und mit der gleichen konstanten Rate abgeschlossen werden. Aus dem kumulativen Flussdiagramm lassen sich Rückschlüsse sowohl auf die laufende Arbeit als auch auf die Durchlaufzeit ziehen.

cumulative flow diagram

Die unfertige Arbeit kann als Differenz zwischen der Zahl der abgeschlossenen Aufgaben und der Zahl der neuen Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt berechnet werden. Die durchschnittliche Zykluszeit ist die Zeitdifferenz zwischen dem Punkt, an dem die Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben die gleiche Anzahl neuer Aufgaben erreicht. Somit definiert die vertikale Differenz der Datenpunkte zu einem bestimmten Zeitpunkt die Anzahl der laufenden Aufgaben, während die horizontale Differenz zwischen zwei Datenpunkten die Zykluszeit definiert.

Abschließende Gedanken

Die Verwendung eines Kanban Boards erlaubt noch keine Aussage über den Arbeitsfluss im Team, die Vorhersagbarkeit von Lieferterminen oder die Teamleistung. Wesentliche Kennzahlen einer Kanban-Umgebung können mit geeigneten Diagrammen wie Diagrammen zu Durchlaufzeit oder Durchsatz, verschiedenen Diagrammen zum WIP und dem kumulativen Flussdiagramm analysiert werden. Durch den Einsatz solcher effizienter Analysemethoden können verschiedene Schwachstellen im Entwicklungsprozess aufgedeckt werden. So lässt sich das Motto „Stop Starting! Start finishing!“ in einem Team umsetzen.

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