Ein kurzer Leitfaden für die Durchführung von Sprint Retrospektiven

Written by Stefan Döbrich

16. Juni 2020

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8 minutes

Der Scrum Guide definiert die Retrospektive als „Gelegenheit für das Scrum Team, sich selbst zu überprüfen und einen Verbesserungsplan für den kommenden Sprint zu erstellen“. Darüber hinaus heißt es, dass der Scrum Master für die meisten Aufgaben verantwortlich ist, die sich auf die Ausführung und den Erfolg einer Retrospektive beziehen. Es wird jedoch nicht angegeben, wie eine Retrospektive aufgebaut sein soll oder wie diese Veranstaltung im Detail funktioniert. Daher fragen sich frisch zertifizierte Scrum Master oder Anfänger im Bereich Scrum häufig, wie eine Retrospektive tatsächlich durchgeführt werden soll. Dieser Artikel ist ein kurzer Leitfaden für die Durchführung von Sprint Retrospektiven.

Bedeutung und Zweck agiler Retrospektiven

Wie bereits erwähnt, definiert der Scrum Guide die Retrospektive als ein Ereignis, bei dem das Scrum Team die Möglichkeit hat, sich selbst zu inspizieren. Infolgedessen und in Bezug auf die drei Scrum Säulen sollte es Maßnahmen definieren, wie sie sich selbst verbessern können. Man könnte sagen, dass die Retrospektive der „organisatorische Zwilling“ des Sprint Review ist. Während sich der Sprint Review auf die Inspektion und Anpassung des Inkrements (des Produkts) konzentriert, fokussiert sich die Sprint-Retrospektive auf die Inspektion und Anpassung von allem, was mit dem Scrum Team (der Organisation) zu tun hat.

Die Sprint Retrospektive liefert Einblicke in das Scrum Team selbst, die vom Scrum Team definierten und bedienten Prozesse sowie die Beziehungen des Teams zur Außenwelt. Dadurch wird die Transparenz in Bezug auf organisatorische Aspekte des Scrum Teams erhöht, was eine Anpassung ermöglicht. Darüber hinaus fördert es die Werte des agilen Manifests, indem es die Interaktion erhöht und durch daraus resultierende Prozessverbesserungen die Qualität des Inkrements und den Kundennutzen erhöht.

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Die sechs Schritte einer Retrospektive

Wenn Sie Scrum noch nicht kennen oder gerade Ihre agile Reise begonnen haben, ist es eventuell schwer vorstellbar, wie ein Meeting strukturiert sein muss, um die im Scrum Guide genannten Ergebnisse zu erzielen. Wir wissen nur, dass der Scrum Master die Veranstaltung innerhalb der Zeitbox halten muss, sicherstellen muss, dass das Team an der Besprechung teilnimmt, und es liegt in seiner Verantwortung, das Team zu ermutigen, nach Verbesserungen hinsichtlich des Entwicklungsprozesses und der Entwicklungspraktiken zu streben.

Während es möglich wäre, eine solche Veranstaltung als offene Diskussion darüber abzuhalten, was gut gelaufen ist und was nicht, wird dies wahrscheinlich nicht die notwendigen Ergebnisse liefern. Denken Sie daran, dass am Ende der Retrospektive mindestens eine Verbesserung im Sprint Backlog des nächsten Sprints platziert werden muss. Daher ist es wichtig zu überprüfen, was gut und was nicht gut gelaufen ist. Analysieren Sie, warum dies passiert ist, und definieren Sie dann Maßnahmen, um die zugrunde liegende Ursache zu ändern, zu verbessern oder zu beheben.

1. Einführung

Der erste Schritt jeder Retrospektive sollte eine kurze Eröffnung durch den Scrum Master sein. Er begrüßt das Team zu der Veranstaltung und gibt eine kurze Einführung darüber, was während der Retrospektive passieren wird.

An dieser Stelle sollte er auch die sogenannte Las Vegas-Regel ansprechen.

Was im Raum gesagt wird, bleibt im Raum. Es gibt keine Ausnahme von dieser Regel.

(Es sei denn natürlich, es wird als Verbesserung identifiziert und in das Sprint-Backlog oder das Product-Backlog eingefügt. Dies ist für Verbesserungen möglich, die im nächsten Sprint nicht behandelt werden können, solange mindestens eine Verbesserung in behandelt wird der nächste Sprint).

Er sollte auch die Hauptrichtlinie der Softwareentwicklung erwähnen, a.k.a. die „No-Blame-Regel“.

„Unabhängig davon, was wir entdecken, verstehen wir und glauben fest daran, dass jeder den bestmöglichen Job gemacht hat, angesichts dessen, was er zu der Zeit wusste, seiner Fähigkeiten und Fertigkeiten, der verfügbaren Ressourcen und der aktuellen Situation.“

Schließlich präsentiert er eine zeitgesteuerte Agenda der bevorstehenden Spiele, Techniken und Diskussionen, die das Team während der Retrospektive durchführen wird.

2. Die Bühne Bereiten

Nachdem die Regeln für die Retrospektive festgelegt wurden, ist es Zeit, die Bühne zu bereiten. In dieser Phase kommt das Scrum Team in der Retrospektive an. Höchstwahrscheinlich ist das Sprint Review gerade abgeschlossen worden und jedes Teammitglied nimmt mit einer bestimmten Stimmung und Einstellung an der Veranstaltung teil.

Es ist wichtig, alle Teammitglieder zu aktivieren, um ihre aktive Teilnahme an der Retrospektive zu erreichen. Daher besteht dieser Teil normalerweise aus Aktivierungsübungen. Es gibt viele dieser Minispiele. Unabhängig davon, welches Spiel oder welche Übung gewählt wird, sollte es jedem Teammitglied ermöglichen, seine Meinung zu äußern und teilzunehmen. Auf diese Weise kann sich das Team aktiv auf die bevorstehende Retrospektive fokussieren.

3. Daten Sammeln

In der nächsten Phase werden Daten zum letzten Sprint gesammelt. Im Scrum Guide wird dieser Schritt als der Punkt beschrieben, an dem die Mitglieder des Scrum Teams

Überprüfen, wie der letzte Sprint in Bezug auf die beteiligten Personen, Beziehungen, Prozesse und Werkzeuge verlief.

Es ist wichtig, dass alle Teammitglieder aktiv an der Erfassung dieser Daten teilnehmen. Der Scrum Master kann auf die Scrum Werte Offenheit und Respekt sowie auf die oberste Direktive hinweisen.

Oft wird dieser Schritt so ausgeführt, dass jeder seine Gedanken, Überlegungen und Beobachtungen zum letzten Sprint auf Post-its schreibt. Diese Post-its werden dann auf einem Flipchart oder einer weißen Tafel gesammelt. In der Regel bringt jedes Teammitglied seine eigenen Aufkleber an der Tafel an und erklärt sie kurz, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen.

Der Scrum Master moderiert diesen Prozess in eine sinnvolle Richtung und hilft dem Team, die verschiedenen Punkte zu gruppieren. Anschließend entscheidet das Team durch Abstimmung, welche zwei oder drei Cluster eingehend erörtert werden sollen. Die Themen mit den meisten Stimmen werden in die nächste Phase der Retrospektive übernommen. 

4. Einsichten Erzeugen

Die größten Schwachstellen wurden vom Team ausgewählt und werden nun ausführlich besprochen. Ziel ist es, ihre Ursachen zu identifizieren. Dies ist normalerweise der anstrengendste Teil der Retrospektive. Es erfordert völlige Offenheit und Mut aller Teammitglieder sowie Konzentration und Respekt und den Willen, die Ursachen tatsächlich aufzuspüren.

Es gibt viele Übungen, mit denen dieser Schritt effektiv ausgeführt werden kann. Z.B. „The 5 Whys“, bei dem jeder Punkt tiefer und eingehender untersucht wird, indem gefragt wird, warum dies passiert ist, und am Ende die Grundursache gefunden wird.

5. Entscheiden was zu tun ist

Zu diesem Zeitpunkt hat das Team wichtige Punkte ausfindig gemacht, die verbessert werden sollten. Der wichtigste Schritt fehlt jedoch noch. Der Scrum Guide gibt an, dass es die Aufgabe des Teams ist

einen Plan für die Umsetzung von Verbesserungen der Arbeitsweise des Scrum Teams zu erstellen.

Mit anderen Worten, dies ist der Punkt, an dem die tatsächlichen Verbesserungsmaßnahmen definiert werden. Dies kann als offene Diskussion oder als Brainstorming sein. Was auch immer das Team am besten passt, ist erlaubt.

Nachdem die Diskussion beendet ist und die Maßnahmen vom Team gemeinsam klar formuliert wurden, bleibt nur noch eines zu tun. Das Team fügt mindestens eine der identifizierten Maßnahmen in das Sprint Backlog ein. Falls einige der Maßnahmen beim nächsten Sprint nicht behandelt werden können, werden sie in das Product Backlog aufgenommen. (Selbst wenn dies der Fall ist, kann das Team die nächste Retrospektive nicht überspringen.)

6. Abschluss der Retrospektive

Zu diesem Zeitpunkt ist es nicht ungewöhnlich, dass sich die Teammitglieder erschöpft fühlen. Eine Retrospektive, die sich wirklich auf die Identifizierung und Definition von Verbesserungspotenzial konzentriert, ist ein intensives und kraftraubendes Ereignis. Wahrscheinlich sind die Teammitglieder bestrebt, die Retrospektive zu verlassen und wieder an die Arbeit zu gehen.

Trotzdem sollte die Retrospektive ordnungsgemäß beendet werden. Hier hat der Scrum Master die Möglichkeit, Feedback zu den verschiedenen Aspekten der Retrospektive einzuholen. Dies kann die aktuellen Emotionen des Teams sowie Feedback zur Moderation der Ereignisse durch den Scrum Master selbst umfassen.

Als letzten Schritt der Retrospektive schließt der Scrum Master die Retrospektive. Dies markiert das Ende des Sprints. Ich nutze diese Gelegenheit gerne, um das Team zum nächsten Sprint willkommen zu heißen und wünsche ihnen viel Spaß und Erfolg für die bevorstehende Arbeit.

Vorbereitung einer Retrospektive

Wenn Sie neu in der Rolle des Scrum Master sind, kann es ziemlich schwierig sein, eine Retrospektive vorzubereiten. Sie könnten denken, dass Sie der Aufgabe nicht gewachsen sind. Denken Sie daran: Jeder Scrum Master musste eines Tages seine erste Retrospektive abhalten. Probieren Sie es einfach aus und nutzen Sie es als Möglichkeit zum Üben und Lernen. Wenn Sie in jedem Sprint Retrospektiven halten, können Sie in Ihrer Rolle wachsen. Wie wir wissen, macht Übung den Meister, und ein Gefühl von Inspektion und Anpassung könnte dabei helfen.

Aber auch erfahrene Scrum Master müssen sich auf eine Retrospektive vorbereiten. Dies beinhaltet die Reflexion des letzten Sprints und wie die Dinge in Bezug auf Menschen, Prozesse und Werkzeuge gelaufen sind. Dies kann helfen, die richtigen Techniken, Spiele oder Bausteine ​​für die Retrospektive auszuwählen. Nachdem Sie für jeden Schritt der Retrospektive eine Übung ausgewählt haben, ist es Zeit, einige Flipcharts zu zeichnen.

Die Flipcharts helfen nicht nur bei der Visualisierung der Retrospektive, sondern fungieren auch als Schwerpunkt. Sie können die Diskussion immer so führen, dass Sie zu diesen Flipcharts zurückkehren. Dies wird den Fokus des Teams verbessern und zu viel besseren Ergebnissen führen. Während der Retrospektive können Sie auf diese Flipcharts schreiben oder Post-its darauf kleben.

Neben den Flipcharts benötigen Sie genügend Ausrüstung, um die Retrospektive tatsächlich durchzuführen (Stifte, Post-its, Magnete, Aufkleber, eine Stoppuhr), und vergessen Sie nicht: einen Ort, an dem die Retrospektive stattfinden kann.

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Abschließende Gedanken

Irgendwann in seiner Karriere hat jeder Scrum Professional an seiner ersten Sprint Retrospektive teilgenommen. Wenn Sie noch kein Mitglied des Entwicklungsteams oder Product Owner waren, bevor Sie Scrum Master wurden, kann dies ein einschüchterndes Ereignis sein. Zögern Sie nicht und probieren Sie es einfach aus. Es ist keine Raketenwissenschaft, aber es erfordert Vorbereitung, Kommunikation und viel Inspektion und Anpassung. Es gibt viele Bücher, die Ihnen bei der Auswahl der richtigen Techniken und Spiele für eine erfolgreiche Retrospektive helfen können.

Wenn Sie schließlich lernen, wie Sie eine Scrum Retrospektive effektiv strukturieren und moderieren, werden Sie nicht nur ein besserer Scrum Master, sondern Sie werden auch Ihr gesamtes Team zu einem besseren Scrum Team machen. 

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