Wie Scrum Teams Lessons Learned Workshops Durchführen

Written by Stefan Döbrich

14. Dezember 2020

}
7 minutes

Vor einiger Zeit stellte mir jemand die Frage, wie man Lessons Learned Workshops in einem Scrum-Team durchführt. Er wollte seine Organisation vom klassischen Projektmanagement auf Scrum umstellen und konnte diese Frage nicht beantworten. Dieser Artikel erklärt die verschiedenen Feedbackschleifen von Scrum und wie sie die klassischen Lessons Learned Workshops in agilen Teams ersetzen.

Lessons Learned in Klassichen Projekten

Es gibt viele Beschreibungen für das Konzept der Lessons Learned. Die von der National Aeronautics and Space Administration, der European Space Agency und der Japan Aerospace Exploration Agency verwendete klingt wie folgt: “Eine gelernte Lektion ist Wissen oder Verständnis, das durch Erfahrung gewonnen wurde. Die Erfahrung kann positiv sein, wie bei einem erfolgreichen Test oder einer erfolgreichen Mission, oder negativ, wie bei einem Missgeschick oder einem Fehlschlag… Eine Lektion muss signifikant sein, indem sie eine reale oder angenommene Auswirkung auf den Betrieb hat; gültig, indem sie sachlich und technisch korrekt ist; und anwendbar, indem sie ein spezifisches Design, einen Prozess oder eine Entscheidung identifiziert, die das Potenzial für Fehler und Missgeschicke reduziert oder eliminiert oder ein positives Ergebnis verstärkt.”

Das Project Management Institute (PMI) hingegen beschreibt Lessons Learned als “eine schriftliche Aufzeichnung und die systematische Sammlung, Bewertung und Verdichtung von Erfahrungen, Entwicklungen, Hinweisen, Fehlern und Risiken aus Projekten.”

Unabhängig von der gewählten Definition werden die Ergebnisse klassischer Lessons Learned Workshops jedoch nur selten praxisnah und strukturiert in Folgeprojekten angewendet. Ein Grund dafür mag die lange Zeitspanne zwischen dem Auftreten und der Auswertung der Ereignisse sein, da Lessons Learned Workshops immer erst am Ende eines Projekts stattfinden. Da Projekte per Definition einmalige, singuläre Unternehmungen sind, versuchen Lessons Learned Formate, Ereignisse eines abgeschlossenen, einmaligen Projektes auf Ereignisse eines anderen, zukünftigen, einmaligen Projektes zu projizieren. Klingt verrückt? Ist es auch! Werfen wir also einen Blick darauf, wie Erfahrungen und Lessons Learned in agilen Umgebungen noch während der Entwicklung eingebunden werden können, um dort Wirkung zu erzielen, wo es sinnvoll ist.

Verwandtes Material

A Guide to the Project Management Body of Knowledge

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide ) - PMI's flagship publication has been updated to reflect the latest good practices in project management. New to the sixth edition, each knowledge area will contain a section entitled Approaches for Agile, Iterative and Adaptive Environments, describing how these practices integrate in project settings. It will also contain more emphasis on strategic and business knowledge, including discussion of project management business documents and information on the PMI Talent Triangle and the essential skills for success in today's market.

Der PDCA Zyklus

Der PDCA-Zyklus ist ein Management-Tool, mit dem Organisationen ihre Arbeit planen, ausführen und neu ausrichten können, indem sie die vier Schritte Plan – Do – Check – Act ausführen. Wikipedia gibt einen kurzen, aber umfassenden Überblick über einige der Kernmerkmale des PDCA-Zyklus.

PDCA wurde von W. Edwards Deming populär gemacht, der von vielen als der Vater der modernen Qualitätskontrolle angesehen wird; er bezeichnete es jedoch immer als “Shewhart-Zyklus”.

Das Konzept der PDCA basiert auf der wissenschaftlichen Methode, wie sie aus den Arbeiten von Francis Bacon (Novum Organum, 1620) entwickelt wurde. Die wissenschaftliche Methode kann als “Hypothese-Experiment-Evaluation” oder als “Plan-Do-Check” geschrieben werden. Walter A. Shewhart beschrieb die Fertigung unter “Kontrolle” – unter statistischer Kontrolle – als einen dreistufigen Prozess von Spezifikation, Produktion und Kontrolle. Er bezog dies auch ausdrücklich auf die wissenschaftliche Methode von Hypothese, Experiment und Bewertung.

Deming betonte immer wieder die Iteration in Richtung eines verbesserten Systems, daher sollte PDCA immer wieder in Spiralen mit zunehmender Kenntnis des Systems durchgeführt werden, die zum Endziel konvergieren, wobei jeder Zyklus näher am Ziel als der vorherige ist.

Jeff Sutherland gab ein großartiges Beispiel für den PDCA-Zyklus in seinem Buch “Scrum: Die Kunst, die doppelte Arbeit in der Hälfte der Zeit zu erledigen”. Er schrieb darüber, wie der Kampfpilot John Boyd von der USAF den PDCA-Zyklus erklärte. In einem Luftkampf beobachtete er die Situation, plante seine nächsten Schritte und überprüfte seine Ergebnisse, iterativ und ständig. Das nannte er seine Entscheidungsschleife, und dass man nur dann erfolgreich sein kann, wenn man es schafft, in die Entscheidungsschleife seines Gegners zu gelangen. Man müssen bei allem, was man tut, schneller sein als die Konkurrenz. Darum geht es im PDCA-Zyklus. Verbessern der Zykluszeit und die Art und Weise, wie eine Organisation arbeitet, um die Konkurrenten ausmanövrieren zu können.

Der Leser wird hoffentlich auch in seinem Leben, abseits der beruflichen Tätigkeit, nach dem PDCA-Zyklus handeln. Erst denken und planen, dann handeln. Danach das Ergebnis prüfen und mit dem ursprünglichen Plan vergleichen. Schließlich, wenn nötig, handeln und entsprechend korrigieren. Wie dem auch sei, wir werden uns nun ansehen, wie der PDCA-Zyklus in Scrum umgesetzt wird. Damit soll auch die Frage beantwortet werden, in welcher Form Lessons Learned Workshops in Scrum Teams durchgeführt werden.

Verwandtes Material

Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time

Scrum is the revolutionary approach to project management and team building that has helped to transform everything from software companies to the US military to healthcare in major American hospitals. In this major new book its originator, Jeff Sutherland, explains precisely and step by step how it operates - and how it can be made to work for anyone, anywhere.

Feedback Schleifen in Scrum

Schauen wir uns nun an, welche Feedback-Schleifen in Scrum existieren. Zwei Dinge können uns dabei helfen. Zum einen gibt uns ein Blick in den Scrum Guide eine Vorstellung davon, wo die beiden Säulen Inspektion und Anpassung ins Spiel kommen. Zum anderen gibt ein Blick auf das Logo, das im Scrum-Umfeld häufig verwendet wird, eine Vorstellung von den verschiedenen Schleifen in einer Scrum-Umgebung.

Das Scrum-Logo setzt sich aus drei Teilen zusammen. Wenn man das Scrum-Logo in seine Einzelteile zerlegt, erkennt man die Anzahl der Feedbackschleifen in Scrum, sowie die verschiedenen Ebenen der Produktentwicklung. Die unterste Ebene repräsentiert die kontinuierliche Produktentwicklung als eine fortlaufende, progressive, zukunftsorientierte Aktivität. Die erste und größte Feedbackschleife wird durch den einzelnen Sprint repräsentiert. Darüber hinaus gibt es eine kleinere Feedbackschleife, die den täglichen Planungs- und Entwicklungszyklus darstellt.

Die Entwicklung eines Produkts mit Scrum gliedert sich daher in drei Planungsebenen. Die Basis der Entwicklung ist eine kontinuierliche Produktentwicklung entlang der globalen Zeitachse. Diese wird durch die Sprint-Zyklen, die die erste Feedbackschleife in Scrum bilden, in Intervalle unterteilt. Innerhalb dieser Sprints gibt es täglich kleine Feedbackschleifen.

Verwandtes Material

The Scrum Guide

Scrum is a framework for developing and sustaining complex products. This Guide contains the definition of Scrum. This definition consists of Scrum’s roles, events, artifacts, and the rules that bind them together. Ken Schwaber and Jeff Sutherland developed Scrum; the Scrum Guide is written and provided by them. Together, they stand behind the Scrum Guide.

Lessons Learned in Scrum

Wie wir gesehen haben, gibt es in Scrum zwei Feedback-Schleifen. Ein Feedback-Zyklus umfasst die vier Schritte Plan, Do, Check und Act. Schauen wir uns an, wie der PDCA-Zyklus innerhalb der Scrum-Feedback-Schleifen umgesetzt wird und in welcher Form die vier Schritte des Feedback-Zyklus in die Praxis umgesetzt werden.

Let’s start with the PDCA cycle at the Sprint level. It is relatively easy to guess that the planning step is done in Sprint Planning. The execution of the Sprint within the 1 – 4 weeks is the phase in which things are done, i.e. the “do” step of the cycle. This is when things get exciting. In Scrum, there are two “check” events. One is the Sprint Review, which serves to check the product, and the other is the Sprint Retrospective, which serves to check the organization and the team. Both events serve to check the results achieved in the last Sprint. Both events can/should result in points for improvement, or rather for adaptation. These are then the action points with which the team acts and closes the PDCA cycle.

Innerhalb des Sprints selbst gibt es, wie wir gesehen haben, den kleineren Feedback-Zyklus auf täglicher Basis. Im Daily Scrum bespricht das Team, welche Ziele des letzten Tages erreicht wurden, und, was noch interessanter ist, welche Ziele nicht erreicht wurden. In Bezug auf die nicht erreichten Ziele ergreift das Team dann Maßnahmen, um die identifizierten Probleme zu beheben. Außerdem bespricht und plant das Team die Aufgaben des nächsten Tages. Auf täglicher Basis dient das Daily Scrum also als Grundlage für die drei Schritte Check, Act und Plan. Die tägliche Arbeit selbst ist dann der Do-Schritt des PDCA-Zyklus.

Verwandte Artikel

Ein kurzer Leitfaden für die Durchführung von Sprint Retrospektiven

Abschließende Gedanken

Innerhalb des Sprints selbst gibt es, wie wir gesehen haben, den kleineren Feedback-Zyklus auf täglicher Basis. Im Daily Scrum bespricht das Team, welche Ziele des letzten Tages erreicht wurden, und, was noch interessanter ist, welche Ziele nicht erreicht wurden. In Bezug auf die nicht erreichten Ziele ergreift das Team dann Maßnahmen, um die identifizierten Probleme zu beheben. Außerdem bespricht und plant das Team die Aufgaben des nächsten Tages. Auf täglicher Basis dient das Daily Scrum also als Grundlage für die drei Schritte Check, Act und Plan. Die tägliche Arbeit selbst ist dann der Do-Schritt des PDCA-Zyklus.

Related Articles

Become Agile!
Start today!

Do you have any questions about agile transitions, would you like to train your employees, or be accompanied by us in a transition project? Send us a message!